การพัฒนาระบบสารสนเทศ ความจำเป็นในการพัฒนาระบบสารสนเทศ      

       การพัฒนาระบบเป็นการสร้างระบบงานใหม่หรือปรับปรุงระบบงานเดิมที่มีอยู่ให้ดีกว่าเดิมเพื่อแก้ปัญหาในการดำเนินงานบางอย่าง ซึ่งสามารถสรุปความจำเป็นในการพัฒนาระบบได้ดังนี้

การเปลี่ยนแปลงกระบวนการบริหารและการปฏิบัติงาน

       ระบบเดิมไม่สามารถให้ข้อมูลหรือทำงานได้ตามต้องการ มีการดำเนินงานหลายขั้นตอน ยุ่งยากในการรวบรวมข้อมูลเพื่อนำมาจัดทำข้อมูลสรุปสำหรับการติดตามการปฏิบัติงานโดยรวมขององค์การ และไม่สามารถสนับสนุนให้กับผู้บริหารได้เป็นอย่างดี จึงจำเป็นต้องพิจารณาหรือปรับปรุงสารสนเทศที่สามารถช่วยให้ขั้นตอนการปฏิบัติงานภายในและกระบวนการบริหารมีประสิทธิ์ภาพมากขึ้น

การเปลี่ยนแปลงด้านเทคโนโลยี

       เทคโนโลยีราคาถูกลง เทคโนโลยีที่ใช้อยู่ในระบบสารสนเทศในปัจจุบันล้าสมัย ค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาระบบมีราคาสูง จึงต้องรับเอาเทคโนโลยีใหม่ๆมาประยุกต์ใช้ซึ่งทำให้มีการเปลี่ยนแปลงระบบการ ทำงานที่มีอยู่เดิม

การปรับองค์การและสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน

       ระบบที่ใช้งานอยูในปัจจุบันมีขั้นตอนการทำงานที่ยุ่งยากซับซ้อน ขาดเอกสารอ้างอิงหรือเอกสารที่มีอยู่ไม่ได้มาตรฐาน ทำให้การปรับปรุงหรือการแก้ไขทำได้ยาก หรือมีความจำเป็นต้องปรับปรุงระบบการควบคุม กอรปกับความต้องการปรับองค์การให้เหมาะสมเพื่อสามารถตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงสภาพแวดล้อมทางธุรกิจได้อย่างรวดเร็ซและสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน ซึ่งระบบปัจจุบันไม่สามารถรองรับการเปลี่ยนแปลงในอนาคตได้ องค์การจึงมองหาวิธีการหรือแนวทางใหม่ๆเพื่อรักษาส่วนแบ่งตลาดเอาไว้หรือเพื่อขยายตลาดเพิ่มขึ้น

       การพัฒนาระบบสารสนเทศเป็นการดำเนินการตามขั้นตอนเพื่อสร้างระบบสารสนเทศที่มีประโยชน์ต่อการดำเนินธุรกิจ บริษัทจัดการหรือเพิ่มโอกาสและศักยภาพในการแข่งขันให้กับองค์การ โดยทั่วไปการพัฒนาระบบจะประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้

กระบวนการทางธุรกิจ(Business Process)
       เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ เป้าหมาย และขั้นตอนการดำเนินธุรกิจขององค์การ ซึ่งเป็นสิ่งที่กำหนดแนวทางของระบบสารสนเทศที่จะพัฒนา

บุคลากร(People)
       การพัฒนาระบบให้ประสบความสำเร็จจะต้องได้รับความร่วมมือ และการทำงานที่ประสานร่วมมือกันอย่างดีจากบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาระบบ

วิธีการและเทคนิค(Methodology and Technique)
       วิธีการและเทคนิคต่างๆ ในการพัฒนาระบบสารสนเทศมีข้อดีและข้อจำกัดแตกต่างกัน การเลือกใช้วิธีการและเทคนิคที่เหมาะสมกับลักษณะของระบบเป็นสิ่งสำคัญ ช่วยให้สามารถพัฒนาระบบได้ภายในกรอบของเวลาที่กำหนดและตรงกับควมต้องการ

เทคโนโลยี(Technology)
       เนื่องจากเทคโนโลยีมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว จึงต้องมีการพิจารณาอย่างรอบคอบในการเลือกใช้เทคโนโลยีสารสนเทศให้มีความเหมาะสมกับลักษณะและขอบเขตของระบบสารสนเทศและงบประมาณที่กำหนด

งบประมาณ(Budget)

       การจัดเตรียมงบประมาณไว้รองรับล่วงหน้าอย่างเพียงพอและเหมาะสม จะช่วยให้การพัฒนาระบบเป็นไปอย่างต่อเนื่องและราบรื่น

ข้อมูลและโครงสร้างพื้นฐานภายในองค์การ (Infrastructure)

       องค์การควรมีโครงสร้างพื้นฐาน อาทิ ระบบเครือข่าย ระบบฐานข้อมูล ระบบรักษาความปลอดภัย และมีการเตรียมข้อมูลที่ดี อยู่ในรูปแบบเหมาะสมกับระบบที่จะพัฒนา เพื่อสนับสนุนและดำนวยความสะดวกในการใช้ระบบ การใช้ข้อมูลร่วมกัน และการติดต่อสื่อสาร

การบริหารโครงการ(Project Management)

       การบริหารโครงการเป็นสิ่งสำคัญในการพัฒนาระบบสารสนเทศ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อป้องกันไม่ให้การพัฒนาระบบเสร็จล่าช้า และมีค่าใช้จ่ายเกินงบประมาณที่กำหนด

ทีมงานพัฒนาระบบ
     

       การพัฒนาระบบสารสนเทศจะเกี่ยวข้องกับบุคคลที่มีหน้าที่และรับผิดชอบในกระบวนการพัฒนาระบบหลายกลุ่มด้วยกัน ดังนี้

คณะกรรมการ(Steering Committee)
       มีหน้าที่ในการกำกับดูแล กำหนดทิศทาง จัดลำดับความสำคัญของระบบงาน ตัดสินใจและวางแผนในการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ให้ครอบคลุมตามความต้องการของส่วนงานต่างๆ ในองค์การ

ผู้บริหารโครงการ(Project manager)
       มีหน้าที่ในการควบคุมการดำเนินโครงการ กำหนดงานและความสัมพันธ์ของงานต่างๆ มอบหมายงาน ให้คำปรึกษา แนะนำ ตลอดจนอำนวยความสะดวกในการทำงานให้กับสมาชิกในทีม ประสานงานและให้ข้อมูลข่าวสารกับกลุ่มผู้เกี่ยวข้องกับการพัฒนาระบบ จัดสรรและควบคุมการใช้ทรัพยากร รวมถึงการบริหารความเปลี่ยนแปลง เพื่อให้สามารถดำเนินโครงการได้อย่างราบรื่นและบรรลุตามวัตถุประสงค์

ผู้บริหารหน่วยงานด้านสารสนเทศ(Mis Manager)
       เป็นผู้ที่มีความรู้ความเข้าใจระบบงานขององค์การ และรับนโยบายจากผู้บริหารระดับสูงมาดำเนินการและประสานงานเกี่ยวกับโครงการ และแผนงานด้านระบบสารสนเทศ  และมีบทบาทในการอนุมัติให้ทำโครงการและมีความรับผิดชอบในการวางแนวทางวิชาชีพให้บุคลากรด้านสารสนเทศ รวมถึงให้การอบรมตามความเหมาะสม

นักวิเคราะห์ระบบ(Systerm Analyst)
       ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ เป็นตัวกลางในการติดต่อสื่อสารระหว่างผู้ใช้และกลุ่มผู้ที่เกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศ และมีหน้าที่ศึกษาและรวบรวมข้อเท็จจริงเกี่ยวกับระบบงานและความต้องการของผู้ใช้เพื่อนำมาวิเคราะห์และออกแบบระบบใหม่หรือปรับปรุงระบบงานเดิมให้มีประสิทธิภาพ ตรงความต้องการของผู้ใช้ ทักษะของนักวิเคราะห์ระบบ ประกอบด้วย

- ทักษะด้านเทคนิค
       นักวิเคราะห์ระบบควรมีความรู้ความเข้าใจในด้านฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ฐานข้อมูล ระบบเครือข่าย และจะต้องปรับตัวให้ทันกับการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี เพื่อสามารถให้คำแนะนำด้านเทคนิคที่จำเป็นแก่ผู้เกี่ยวข้อง

- ทักษะด้านการวิเคราะห์
       การมีแนวคิดเชิงระบบ(System Thinking) จะเป็นประโยชน์อย่างมากในการวิเคราะห์ระบบ โดยจะต้องทำความเข้าใจในธุรกิจที่องค์การดำรงอยู่ โดยศึกษาภารกิจ นโยบาย กลยุทธ์ ยุทธวิธี แผนระยะยาว แผนระยะสั้น กฎ ระเบียบ กระบวนการทำงาน รายละเอียดของตำแหน่งงาน โครงสร้างขององค์การทั้งอย่างเป็นทางการและไม่เป็นทางการ บุคคลที่มีอำนาจในการตัดสินใจ และทำความเข้าใจกับสิ่งแวดล้อมที่มีผลต่อการดำเนินงานขององค์การ เพื่อที่จะสามารถพัฒนาระบบให้สอดคล้องและสนับสนุนกลยุทธ์ขององค์การ

- ทักษะด้านการบริหารจัดการ
       นักวิเคราะห์ระบบจะต้องบริหารโครงการและใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ บริหารความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นกับโครงการ พัฒนาระบบ และบริหารการเปลี่ยนแปลง โดยนักวิเคราะห์ระบบจะเป็นตัวแทนการเปลี่ยนแปลง(Change Agent) เพื่อไม่ให้เกิดการต่อต้านระบบใหม่และสามารถติดตั้งและนำระบบใหม่ไปใช้งานได้อย่างราบรื่น

- ทักษะด้านการติดต่อสื่อสาร  
       นักวิเคราะห์ระบบจะต้องมีความสามารถในการทำงานเป็นทีม ทำหน้าที่ในการประสานงานและเป็นตัวกลางในการติดต่อสื่อสารระหว่างผู้ใช้และกลุ่มผู้เกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศจึงต้องเป็นผู้ที่มีมนุษยสัมพันธ์ดี มีความสามารถในการนำเสนอข้อมูลในที่ประชุมและในรูปแบบของการรายงาน

ผู้ชำนาญทางด้านความเทคนิค
       การพัฒนาระบบสารสนเทศจะมีผู้บริหารหรือบุคลากรจากหน่วยงานต่างๆด้านสารสนเทศเข้าร่วมในกระบวนการพัฒนา อาทิ ผู้ชำนาญด้านระบบเครือข่ายและโทรคมนาคม  และสำหรับผู้ชำนาญด้านเทคนิคอื่นๆ ที่มักจะเข้าร่วมการพัฒนาระบบสารสนเทศแทบทุกโครงการ เช่น
       - ผู้บริหารฐานข้อมูล(Database Administrator : DBA)
              ผู้บริหารฐานข้อมูลหรือที่เรียกว่า DBA มีหน้าที่ในการออกำแบบฐานข้อมูลของระบบสารสนเทศ โดย DBA จะต้องมีความรู้ในระบบจัดการฐานข้อมูล สามารถออกแบบระบบฐานข้อมูลทั้งในระดับตรรกะและระดับกายภาพ และยังมีหน้าที่ในการดูแลการเข้าถึงและใช้งานฐานข้อมูล การบำรุงรักษา และการรักษาความปลอดภัย รวมถึงการฟื้นสภาพของฐานข้อมูล
       - โปรแกรมเมอร์(Programmer)
              มีหน้าที่ในการเขียนและทดสอบคำสั่งเพื่อให้คอมพิวเตอร์ทำงานที่นักวิเคราะห์ระบบได้ออกแบบไว้ และต้องติดตามพัฒนาการของภาษาที่ใช้ในการเขียนโปรแกรมเพื่อที่จะสามารถเลือกใช้ภาษาได้อย่างเหมาะสมกับระบบงานที่พัฒนา

ผู้ใช้และผู้จัดการทั่วไป(User and Manager)

       การพัฒนาระบบสารสนเทศต้องอาศัยความร่วมมือจากผู้ใช้ซึ่งเป็นู้ที่ใช้ข้อมูลและความต้องการสารสนเทศกับทีมพัฒนาระบบ ซึ่งจะเป็นผู้ที่ใช้ระบบในการปฏิบัติงาน โดยอาจเป็นผู้ป้อนข้อมูลเข้าระบบ หรือรับผลลัพธ์จากระบบ หรืออาจเป็นผู้ที่ใช้ระบบทางอ้อม เช่น ผู้จัดการซึ่งอาจจะไม่ได้ติดต่อกับระบบโดยตรงแต่จะใช้ผลลัพธ์ที่ได้จากระบบ เช่น รายงาน มาใช้ในการปฏิบัติงานและการตัดสินใจ

หลักในการพัฒนาระบบสารสนเทศให้มีประสิทธิภาพ

       หลักการสำคัญที่ช่วยให้การพัฒนาระบบสารสนเทศมีประสิทธิภาพ มีดังนี้

1. คำนึงถึงเจ้าของและผู้ใช้ระบบ
       การพัฒนาระบบให้สามารถตอบสนองต่อความต้องการของเจ้าของระบบและผู้ใช้ระบบนั้นจำเป็นต้องพยายามทำให้เจ้าของระบบและผู้ใช้ระบบเข้ามามีส่วนร่วมในการพัฒนาระบบให้มากที่สุด เพื่อให้มีความเข้าใจตรงกันระหว่างผู้พัฒนากับเจ้าของและผู้ใช้ระบบ และทำให้ผู้ใช้มีความรู้สึกคุ้นเคยและเป็นส่วนหนึ่งของทีมงานพัฒนาระบบ ซึ่งความรู้สึกดังกล่าวจะช่วยลดแรงต่อต้านระบบลงได้

2. เข้าถึงปัญหาให้ตรงจุด
       ในการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อแก้ปัญหาที่มีอยู่ของระบบงานเดิมนั้น จะต้องพยายามเข้าถึงปัญหาให้ตรงจุด จับประเด็นสาเหตุของปัญหาให้ได้ ซึ่งแนวทางการแก้ปัญหาที่เป็นระบบมีขั้นตอนดังนี้
       - ศึกษาและทำความเข้าใจในปัญหาที่เกิดขึ้น ค้นหาสาเหตุ จัดลำดับความสำคัญและผลกระทบที่เกิดจากปัญหา
       - รวบรวมและกำหนดความต้องการที่จะแก้ปัญหา
       - หาวิธีการแก้ปัญหาหลายๆวิธีและเลือกวิธีที่ดีที่สุด
       - ออกแบบและทำการแก้ปัญหาตามวิธีที่เลือก
       - สังเกตและประเมินผลกระทบจากวิธีการแก้ปัญหาที่นำมาใช้ และปรับปรุงวิธีการให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด

3. กำหนดขั้นตอนหรือกิจกรรมในการพัฒนาระบบ
       การพัฒนาระบบสารสนเทศไม่ว่าจะใช้วิธีใดก็ตาม จะมีการกำหนดขั้นตอนหรือกิจกรรมที่จะต้องทำไว้อย่างชัดเจน ซึ่งจะช่วยลดความยุ่งยากในการพัฒนาระบบได้

4. กำหนดมาตรฐานในการพัฒนาระบบ
       ผู้พัฒนาระบบควรมีการกำหนดมาตรฐานระหว่างการพัฒนาระบบ ไม่ว่าจะเป็นในเรื่องของรูปแบบข้อมูล การเขียนโปรแกรม การเชื่อมโยงระบบบนเครือข่าย รวมถึงมาตรฐานของเอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาระบบ ฯลฯ เพื่อให้มีระเบียบในการปฏิบัติและช่วยให้การบำรุงรักษาระบบเป็นไปด้วยความสะดวกและคล่องตัว

5. ตระหนักว่าการพัฒนาระบบเป็นการลงทุนประเภทหนึ่ง
       การพัฒนาระบบก็เหมือนกับการลงทุนอื่นๆ ที่มีการคาดหวังถึงผลประโยชน์ที่จะได้รับจากการลงทุน จึงควรมีความรอบคอบในการวิเคราะห์ปัญหาต่างๆ และเลือกวิธีในการแก้ปัญหาที่ดีที่สุด โดยพิจารณาถึงข้อดีและข้อจำกัดของแต่ ละวิธี รวมถึงผลประโยชน์หรือความคุ้มค่าในการลงทุน

6. เตรียมความพร้อมหากจะต้องยกเลิกหรือทบทวนระบบสารสนเทศที่กำลังพัฒนา
       ในระหว่างการพัฒนาระบบอาจมีการทบทวนขอบเขตของระบบที่กำลังพัฒนาหรือยกเลิกการพัฒนา เนื่องจากมีการประเมินผลตอบแทนจากการลงทุนใหม่แล้วไม่คุ้มค่า หรือจำเป็นต้องลดขอบเขตการทำงานลงเมื่อมีข้อจำกัดด้านงบประมาณ

7. แตกระบบสารสนเทศที่จะพัฒนาเป็นระบบย่อย
       การแบ่งระบบออกเป็นระบบย่อยๆ(Subsystems) แล้วทำการแก้ปัญหาทีละส่วน จะช่วยให้ทีมงานพัฒนาระบบความสามารถแก้ปัญหาที่ซับซ้อนไ