ข้อมูลและสารสนเทศ

          ข้อมูลนับได้ว่าเป็นองค์ประกอบที่สำคัญส่วนหนึ่งของระบบสารสนเทศคอมพิวเตอร์ คำว่า “ข้อมูล”จากความหมายที่กล่าวข้างต้นสรุปได้ว่า ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงต่าง ๆ อาจอยู่ในรูปของตัวเลข ตัวอักษร สัญลักษณ์ รูปภาพ หรือเสียงก็ได้ ตัวอย่างข้อมูล เช่น

          • จำนวนนักศึกษาชั้นปีที่ 1

          • คะแนนสอบวิชาภาษาอังกฤษของนักศึกษา

          • ที่อยู่ปัจจุบันของนักศึกษา

          • ราคาแผ่นซีดีรอมภาพยนตร์เรื่องแฟนฉัน

          • ระเบียบการใช้ห้องปฏิบัติการคอมพิวเตอร์

          ในชีวิตประจำวันมีการบันทึกข้อมูลอยู่เสมอ เพื่อประโยชน์ในการนำมาใช้ในภายหลัง ตัวอย่างเช่น การกรอกข้อมูลของนักศึกษา (รหัสนักศึกษา ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ ฯลฯ) เพื่อสมัครสมาชิกห้องสมุด หรือชมรมต่าง ๆ ในวงการธุรกิจก็มีการจัดเก็บข้อมูลเพื่อใช้ประกอบในการดำเนินธุรกิจเช่นกัน ตัวอย่างที่พบเห็นเสมอ ๆ คือ การบันทึกการขายสินค้า และข้อมูลการใช้โทรศัพท์ เป็นต้น และในขณะนี้รัฐบาลได้จัดทำบัตรสมาร์ทการ์ดเพื่อบันทึกข้อมูลพื้นฐานของประชาชนอันจะนำไปสู่การให้บริการที่รวดเร็วและข้อมูลมีความถูกต้องมากขึ้น

          คำที่มักกล่าวถึงควบคู่กับข้อมูลอยู่เสมอ ก็คือ สารสนเทศ (Information) และเช่นเดียวกันกับคำว่า ข้อมูล นักวิชาการได้ให้ความหมายของคำว่า สารสนเทศ ที่หลากหลาย ดังนี้      

สารสนเทศ หมายถึง

1.  การรวบรวมข้อมูลที่หน่วยงานนั้นผลิตขึ้นและจากแหล่งภายนอก ซึ่งจำเป็นต่อหน่วยงานนั้น ๆ

2.  การจัดกระทำข้อมูลนั้น ๆ โดยแปลงให้เป็นข้อสนเทศที่พร้อมจะใช้ประโยชน์ได้

3.  การจัดให้มีระบบเก็บข้อมูลเสมอ เพื่อให้อยู่ในสภาพที่ถูกต้องและทันสมัยอยู่เสมอ

          จากที่กล่าวมาข้างต้น สรุปได้ว่า สารสนเทศ หมายถึง สิ่งที่ได้จากการประมวลผลข้อมูลและสามารถนำไปใช้ประโยชน์ในการวางแผน การตัดสินใจ และการคาดการณ์ในอนาคตได้ สารสนเทศอาจแสดงในรูปของข้อความ ตาราง แผนภูมิ หรือรูปภาพ
 
          ในยุคของเทคโนโลยีสารสนเทศ ข้อมูลและสารสนเทศมีความสำคัญต่อการนำไปใช้เพื่อการตัดสินใจ ดังนั้นการจัดการข้อมูลให้มีประสิทธิภาพ รวดเร็ว และทันต่อเหตุการณ์ จังเป็นหัวใจสำคัญของการประกอบธุรกิจและการดำเนินชีวิตในปัจจุบัน

          โดยสรุป ความรู้ คือการรับรู้และความเข้าใจสารสนเทศจนถึงระดับที่สามารถวิเคราะห์ และสังเคราะห์ได้ คือมีความเข้าใจ (Understanding) ในองค์ประกอบต่าง ๆ จนอาจสร้างเป็นทฤษฏี หรือเป็นแบบจำลองทางความคิด และสามารถนำไปใช้เพื่อแกปัญหาในการดำเนินงานได้               

ระบบและระบบสารสนเทศ

ระบบ (System) หมายถึงกลุ่มของส่วนประกอบหรือระบบย่อยต่าง ๆ ที่มีการทำงานร่วมกันเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ ซึ่งส่วนประกอบของระบบประกอบด้วยการนำเข้าสู่ระบบ (Input) การประมวลผล (Process) ผลลัพธ์ (Output) และการให้ข้อมูลสะท้อนกลับ (Feedback) ยกตัวอย่างระบบการล้างรถยนต์ ด้วยเครื่องล้างอัตโนมัติ ซึ่งประกอบด้วย (Stair and Raynolds, 2006)

ส่วนนำเข้า คือ รถที่สกปรก น้ำ และน้ำยาต่าง ๆ ที่ใช้สำหรับการล้างรถ เวลาและพลังงานที่ถูกใช้ในการปฏิบัติการล้างรถยนต์ ทักษาและความสามารถเฉพาะอย่างในการฉีดสเปรย์ ขัดโฟม และการเป่าแห้ง นอกจากนี้ยังรวมถึงความรู้ที่ถูกนำมาใช้ในการกำหนดขั้นตอนการทำงานที่ถูกต้องของการล้างรถยนต์

การประมวลผล ประกอบด้วย ขั้นที่ 1 การเลือกประเภทการล้างรถที่ต้องการ เช่น ล้างอย่างเดียว ล้างและขัดเงา ล้างและขัดเงาและการเช็ดแห้งด้วยมือ และอื่น ๆ ขั้นที่ 2 คือ การนำรถเข้าไปในเครื่องล้างรถ สังเกตว่าในขั้นตอนนี้จะเกิดกลไกของผลสะท้อนกลับขึ้น ได้แก่ การประเมินผลของเจ้าของรถยนต์ที่มีต่อการะบวนการล้างรถที่เกิดขึ้นในขณะนั้น และขั้นตอนต่อไปคือ การฉีดน้ำ สบู่เหลว หรือครีมขัดเงา ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทการล้างรถที่เลือกไว้ในตอนต้น

ส่วนผลลัพธ์ คือ รถยนต์ที่สะอาด

จากระบบการล้างรถอัตโนมัติที่กล่าวข้างต้น จะเห็นได้ว่าส่วนประกอบอิสระต่าง ๆ ของระบบ เช่น สเปรย์ฉีดน้ำ แปรงสำหรับทาโฟม และเครื่องเป่าให้แห้ง จะทำงานโต้ตอบกันเพื่อให้ได้รถยนต์ที่สะอาด 

          ระบบสารสนเทศ (Information System) ป็นการนำองค์ประกอบที่มีความสัมพันธ์กันของระบบมาใช้ในการรวบรวม บันทึก ประมวลผล และแจกจ่ายสารสนเทศเพื่อใช้ในการวางแผน ควบคุม จัดการและสนับสนุนการตัดสินใจ

          ในกระบวนการทำงานของระบบสารสนเทศจะประกอบด้วยส่วนประกอบหลัก 3 ส่วน ได้แก่ การนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ (Input), การประมวลผล (Processing), และผลลัพธ์ (Output) ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้

          การนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ เป็นกิจกรรมการรวบรวมข้อมูลเข้าสู่ระบบเพื่อการประมวลผล ตัวอย่างเช่น ในการจัดพิมพ์จ่ายเงินเดือดพนักงานนั้น จำนวนชั่วโมงการทำงานของพนักงานจะต้องถูกรวบรวมก่อนที่จะมีการประมวลผลค่าแรงและจัดพิมพ์เช็ค หรือในกรณีระบบการคำนวณเกรดเฉลี่ยของนักศึกษา เกรดแต่ละรายวิชาของนักศึกษาจะต้องได้มาจากผู้สอนก่อนเพื่อนำไปคำนวณเกรดเฉลี่ย เป็นต้น

          การประมวลผล เป็นการนำทรัพยากรที่ได้นำเข้าสู่ระบบมาปรับเปลี่ยนให้อยู่ในรูปที่มีความหมายเพื่อใช้ปร